Checklista: 8 tecken på att du inte vet hur man fördelar tid

alexander savina

Det verkar som att utvärdera effektiviteten av tidhanteringsfärdigheter väldigt enkelt: om du har tid att göra allt arbete inom den angivna perioden eller kan accelerera i en kritisk situation och göra uppgifterna så fort som möjligt, så är allt i ordning. Men ibland är problem med fördelningen av tid inte så uppenbart - till exempel om du har tid för allt, men från tid till annan känner du att du agerar i gränsen för möjligheter. Vi förstår hur man förstår detta - och vad man ska göra åt det.

1

Du kan inte uppskatta hur lång tid din åtgärd kommer att ta.

Om du märker att du är stabilt sen i fem till tio minuter (att jobba, träffa vänner och var du än är) kanske problemet är att du inte fullt ut förstår hur mycket tid du har olika uppgifter. Detta händer - du verkar vara säker på att frågan är enkel, och bara i slutet kommer du inse att du skulle behöva ytterligare tio minuter.

Den goda nyheten är att du kan klara det här: Om du märker en benägenhet att planera allt på samma gång, lägg bara på varje fall två gånger - eller åtminstone de femton ytterligare minuter. Många använder denna teknik när de planerar sin arbetsdag: kom ihåg att en oförutsedd force majeure alltid kan sättas in i en harmonisk lista över uppgifter.

2

Du har ingen klar plan för dagen.

En att göra-lista är ett av de enklaste och mest effektiva verktygen för tidsstyrning: tack vare det kan du enkelt förstå hur mycket tid du har spenderat på uppgifter och där systemet misslyckas. Allt detta betyder självklart inte att du måste räkna med dagen upp till minuten - men åtminstone att förstå listan med frågor och tänka på vad och i vilken sekvens du kommer att vara engagerad i är alltid användbar.

Många i arbetet och utsidan hamnar av känslan av att det finns för många problem och det är inte klart vilket man ska ta i första hand. Dagboken eller affärsplanen löser detta problem och lägger till detaljer på dagen: listan över objekt skrämmer långt mindre än kaoset i mitt huvud.

3

Du är rädd för att delegera

"Om du vill göra något bra, gör det själv" - en populär men inte den mest produktiva idén: det finns alltid risk att samla så många saker som du helt enkelt inte kan klara av dem. Om du är van att följa processen från början till slut och inte redo att släppa kontrollen, men det börjar störa produktiviteten, överväga om det är dags att delegera en del av uppgifterna till någon annan.

Och om du släpper av arbetsfrågorna är du inte redo ännu, då är det ganska möjligt att överlåta städningen till någon annan och istället för att laga mat efter en hektisk dag - beställa mat hemma. Frittid kan användas till vila - att vara mer produktiv nästa dag.

4

Du prioriterar inte

För att optimera tiden är det inte tillräckligt att förstå vad du behöver göra på en dag - du måste också utvärdera vad som är viktigt att göra just nu och vad som kan vänta. "Vi utsätter väldigt ofta viktiga uppgifter, de som sätter press på oss - på grund av den mentala insats som vi måste införa för att koncentrera oss på dem", sa coach Kimberly Medlock.

Det är lättare att svara på ett dussin brev, även om de inte kräver en brådskande reaktion än att ta upp en stor och viktig rapport som måste lämnas in så snart som möjligt - även om det är mer produktivt att uppmärksamma den andra. Om detta är fallet - försök att ompröva prioriteringarna: oavsett hur svårt det är att ta på sig huvuddelen av arbetet, kommer du säkert att vara tacksam för dig själv att du gjorde det.

5

Du försöker göra tio saker på en gång.

Inte alla experter anser att multitasking är en bra idé. Och om det är lätt att hantera två mekaniska fall (till exempel att lyssna på en podcast och samtidigt), är två åtgärder som kräver kontinuerlig uppmärksamhet (till exempel att titta på en TV-serie och försöker svara på e-post samtidigt) svårare att kombinera - sannolikt kommer du snabbt byta från en uppgift till en annan.

I motsats till vad logiken dikterar kommer du antagligen att klara av sig om du bara tar hand om honom. Du kan prova den berömda "tomattekniken": starta en timer i tjugofem minuter och bli inte distraherad av någonting just nu - när tiden är klar kan du ta en fem minuters paus.

Du kan prova mindre stränga metoder - till exempel att ange en viss tid för en viss uppgift (tidsfristen gör att du arbetar snabbare - det viktigaste är inte att överbelasta) eller bara försöka minimera externa stimuli. Börja med ett e-postmeddelande: istället för rusar för att kontrollera det en gång varje halvtimme, lägg åt några minuter två eller tre gånger om dagen.

6

Du är inte avkopplande

Efter studentåren kommer många att möta en svår upptäckt: sov inte hela natten och då, som om ingenting hade hänt, kan de inte göra affärer. Du själv har säkert märkt att i de dagar då du inte fick tillräckligt med sömn eller var bara mycket trött, blir du distraherad oftare, och arbetet går mycket långsammare än det kunde.

I sådana fall finns det alltid risk för att de hamnar i en farlig ruta när du inser att du gjorde mycket lite under dagen och slutar saker sent på kvällen - så att du inte får tillräckligt med sömn nästa dag och jobbar mindre än du kunde. Om du fångar dig själv vet du att den bästa produktivitetshjälpen är en bra dröm (glöm inte hygienen!).

7

Du vet inte hur man säger nej

För många uppgifter är helt enkelt omöjliga att uppnå: försöker att göra allt på en gång, i ett visst skede måste du kanske offra antingen kvalitet eller villkor. Det finns alltid de som omger dig som ber om en tjänst eller tjänst, det verkar som om du inte har något att göra med ett litet företag - tills du inser att många förfrågningar störa din egen, mycket viktigare för dig.

Det är lika lätt att överskatta hur många uppgifter du kan ta på, samt att göra ett misstag med den tid som behövs för dem - och allt detta i sin tur kan leda till utbrändhet. Det är därför det är så viktigt att lära sig att säga "nej" i tid: det är bättre att omedelbart vägra att göra något än att fylla i deadlines, att göra allt illa eller bara för att bli utmattad.

8

Du försöker återskapa din rytm

De vanligaste råd som kan höras när det gäller produktivitet är: "Ställ dig upp tidigt och gör mer på morgonen" - det här är vad Anna Wintour, Tim Cook och Richard Branson förmodligen gör. Kanske inspirerad av deras exempel står du upp vid fem på morgonen för att träna, möta din flickvän vid frukost och vara vid kontorsbordet redan vid nio - men i stället för munterhet och villighet att snabbt avsluta är du överväldigad och trött.

Tyvärr finns det inget universellt recept på produktivitet. Det är möjligt att det blir lättare för dig att träna och träffa vänner inte tidigt på morgonen, men på kvällen efter arbetet - och högsta produktiviteten är inte klockan nio på morgonen, men på tre på eftermiddagen efter lunch. Istället för att försöka bli en lark, lyssna på kroppen - så du kommer att känna dig mycket bättre.

bilder: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com