Tillfälligt otillgänglig: Varför och hur man ringer människor i tiden med snabbmeddelanden

För ungefär tjugo år sedan frasen "ring mig när du kör upp till stugan" skulle orsaka åtminstone förvirring. Smartphones har blivit en naturlig och oumbärlig del av våra rörelser: nu kan vi nås överallt och detta är ett stort plus. Men det här är också en minus - nu kan vi nås överallt. Vi började behandla frågorna om personligt utrymme och företagskommunikation annorlunda: vissa människor slutade helt och hållet att använda telefonen för samtal, med tanke på att de var oanständiga, arkaiska och olämpliga.

Telefoner har förändrats mycket i våra liv och bland annat tillät oss att sluta prata om dem i slutändan. För bara några år sedan var frågan "Är det artigt att ringa en kollega eller affärspartner?" uppstod inte bara. Här är hans nummer, du kan ringa från tio till sex, om han inte hämtar telefonen betyder det att han gick på middag, kommer tillbaka till arbetsplatsen och ringer tillbaka när han hörde ett meddelande på telefonsvararen. Och om vi inte har ett arbetsnummer, men en mobil, är det möjligt att ringa då? Och om han jobbar hemifrån och han har ett litet barn? Vad händer om han är i ett möte? Kanske är det bättre att först skicka SMS? Eller skriv till och med på Twitter? Idag föds ny telefon etikett, och reglerna gäller inte bara telefoner, utan även snabbmeddelanden, e-post och mycket mer.

Röst eller text?

Business Insider-författare och redaktör Nicholas Carlson medger att han läser de flesta e-postmeddelandena via appen på sin smartphone och går så här: han ger ett snabbt och kort svar till 5% av e-postmeddelandena; Om avsändaren är mycket viktig, skriver ett utökat svarbrev (1% av fallen), skickar ett meddelande till arkivet utan att läsa det (74% av fallen), ger sig tid, vanligtvis en dag eller två, att tänka på svaret (20% av fallen). Det vill säga, e-post är framför allt långsamt. Varje kommunikationskanal som innehåller många bokstäver är inte för snabb.

Men vad händer om du behöver ta reda på din samtalares lösning just nu? Kan jag ringa ett nummer? Affärsrådgivare Cyrus Stoller anser att eftersom alla nu använder smartphones måste vi utöka våra kommunikationskanaler, men använda dem i enlighet med våra behov. Han säger: "Vill du få ett svar från mig om trettio minuter - ring ett telefonsamtal. Om två timmar - skriv ett SMS. Inom en dag - skicka ett meddelande via en snabbmeddelare. Skriv en e-post på en dag eller senare." På telefonen säger han följande: "När du ringer mitt nummer kan du vara hundra procent så att jag förstår exakt vad du vill säga till mig och att jag fått ditt meddelande. Om du tvekar att riva mig bort från vad jag gör, kanske är det inte så viktigt. "

När definitivt inte ringa

Finns det några regler när du kan och när du inte kan ringa? Faktum är att de bildas just nu och, som vid något övergångsskede, är de ännu inte korrigerade. En mer eller mindre väletablerad regel är: Om det inte är en väldigt viktig och brådskande konversation så är det bättre att skriva först. Men det finns fall då det absolut inte är värt att ringa numret på en person på affärsproblem. Om du till exempel fått ett telefonnummer från en vän (kollega) och personen som gav den till dig, angav du inte huruvida en främling kan ringa fritt - och numret på den person du behöver är inte offentligt tillgänglig. I det här fallet är det bättre att kontrollera med källan om det är möjligt att hänvisa till det.

Ring inte om klockan är mer än sju på kvällen. Ja, det är möjligt att det här är barndomstid för dig, och du började bara engagera dig i arbetsflödet, men många på sju på kvällen föredrar att kasta arbetsfrågorna ur huvudet för att återvända till dem nästa morgon.

Ring inte om frågan som intresserar dig kräver tänkande. Vill du jobba för vårt företag? Hur mycket vill du betala för våra tjänster? Svar på dessa frågor är svårt att ge bråttom, så ge personen tid att tänka. E-post är bäst lämpad för detta ändamål.

Använd inte telefonen om din kollega eller partner är millenial. Unga medarbetare erkänner ofta att de uppfattar ett plötsligt samtal utan föregående e-post som en invasion av deras personliga utrymme och många stora företag har helt övergivit telefoner på sina anställdas arbetsplatser.

När är det bättre att använda telefonen

Okej, det finns tillfällen då du inte kan utan telefon. Till exempel, om du behöver nå statlig struktur. Något säger att om du tweetar dem, måste du vänta länge för ett svar. Mycket lång.

Ring, om du har en mycket brådskande och viktig fråga, och du är inte säker på att personen svarar snabbt på meddelanden. Eller om din kollega själv sa att telefonen för honom är den mest föredragna kommunikationskanalen. I en ideal värld är allt så här - människor träffas och säger till varandra: "Jag heter Alexander, och jag älskar att bli kallad och inte publicerad på Facebook." Eller vice versa: "Jag är Tatiana, jag hatar att prata i telefon med främlingar." Dessutom är det värt att ringa om du har gått med på att ringa vid en viss tidpunkt.

Vad säger du?

Mycket ofta, efter att ha ringt till abonnenten, går vi vilse, börjar bli förvirrad i ord och till och med glömma vad vi ville säga. För att undvika detta är det lämpligt att komma ihåg ett litet memo. Först presentera dig själv. När en person först samtalar för att diskutera en affärsfråga glömmer han ofta att ge sitt namn eller företag där han arbetar, vilket gör att prataren blir plågad av gissningar. Säg bara: "Godmiddag, jag heter Ekaterina Ivanova, jag är från företaget ..." Om du redan har träffat och inte är säker på att personen kom ihåg ditt namn, berätta för oss exakt var du korsade vägar. Något som: "God eftermiddag, det här är Marina, vi träffade dig på en affärs frukost för hundraser."

För det andra, ange om det är bekvämt att prata med din samtalsman: han kan trots allt ha en konferens, på ett affärsmöte, i badrummet. När du har introducerat dig själv och är övertygad om att du är redo att lyssna, kan du komma till rätta. Ärligt talat, glöm inte artiga frågor som "Hur är din hund?" Om du inte är en veterinär, förstås.

Hur man pratar?

Om du verkligen behöver gilla personen i andra änden av celltornet, använd mycket enkla men effektiva tekniker för detta. Till att börja, le och sätt sånt hela samtalet, även om din käke blir trött. Du kommer bli förvånad över hur mycket allt kommer att förändras efter det - ett leende känns alltid i ett telefonsamtal.

Den andra viktiga tekniken - försök att koncentrera dig helt på samtalet. Om Julius Caesar var i din plats skulle han ha lyckats skriva flera bokstäver, öppna en IP och komma överens om en företags frukost med en kollega. Och jag skulle äntligen övertyga samtalspartnern om att han är illamående boor, för att människor alltid känner att du inte betalar full uppmärksamhet åt dem. Spela inte solitaire, skriv inte ett mail, fråga inte en kollega att köpa dig kaffe - bara ägna dig åt konversationen i några minuter.

Alla vet om den tredje metoden, men av någon anledning används det sällan. Kontakta personen med namn. Om du ringer till någon organisation och den mekaniska röst säger till dig: "Hej, Elena - vad kan jag hjälpa dig med?" Betyder det att personen i telefonen ännu inte har vaknat, är nedsänkt i sina tankar och inte lyssnar på dig. Säg: "Hej, Elena, och jag heter Anna," och du kommer se att det kommer att fungera, som en kyss på Snow White - samtalaren kommer till liv.

E-post och snabbmeddelanden gav personer som inte gillar att prata i telefon (och det finns väldigt många) möjligheten att undvika det. Och telefonsamtalet har själva gjort sig oförskämda - många människor tar inte längre telefonen om ett okänt telefonnummer återspeglas på skärmen: vad händer om plötsligt en annons?

Ja, för att komma till oss är det nu mycket enklare än tjugo år sedan. Ännu enklare än för några år sedan, eftersom antalet kommunikationskanaler ständigt ökar: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Svarar inte på meddelanden i Facebook-budbäraren? Vi kommer att skriva till honom på Twitter, ring WhatsApp - och så vidare tills den olyckliga personens smartphone bryter ut från vibrationen och inte ger upp nerverna. Tillsammans med en ökning av antalet kommunikationskanaler ändras också etiketten för användningen. När det var svårt att föreställa sig att du skulle skriva till en person på en affärsproblem på Facebook, eftersom sociala nätverk var uteslutande personligt utrymme. Idag är det svårt att föreställa sig att du kommer att ta och ringa en främling som denna om du säger sin e-postadress.

Reglerna är födda just nu. Kanske om några år kommer vi att ha en exakt lista över snabbbud, obligatorisk för varje typ av verksamhet eller position, men hittills är listan inte där, vi rör intuitivt. Telefonkonversationer har fortfarande inte försvunnit, men de har blivit mycket mindre - inte för att de är dåliga eller obekväma, men för att människor har ett val. Och om du inte kan stå och prata i telefon kanske det är dags att ange på ditt visitkort Skype, Telegram eller Twitter?

bilder: AliExpress