Senast frågade: Hur man snabbt hanterar arbetsförhållanden
alexander savina
Vid slutet av veckan (och i slutet av året också) Vår enda önskan är att snabbt hantera arbetet och äntligen börja vila. Det finns ett stort antal böcker och handböcker om tidsstyrning - för att hitta vad som passar dig är inte svårt. För dem som ännu inte är redo att grova in i frågan har vi samlat några tips och tricks som hjälper dig att hantera arbetslivet snabbare och göra dig mer produktiv.
Sök inte multitasking
De enkla råd som få faktiskt följer: För att klara en uppgift snabbt och bra är det bättre att göra det ensamt och om möjligt eliminera alla distraheringar. Inte alla kan koncentrera sig lika bra på flera saker samtidigt, speciellt om var och en av dem kräver nedsänkning och uppmärksamhet - på grund av detta lider kvaliteten på arbetet.
Arbetschattrum, snabbmeddelanden, e-post - allt detta är väldigt distraherande. Tänk på hur du kan bli av med distraheringar - till exempel, svara inte omedelbart så fort en meddelande om ett nytt meddelande dyker upp, registrera uppgifter från tredje part som uppstår under arbetet för att lösa dem senare eller gruppera liknande uppgifter och uppsätta tid under dagen för att lösa dem. Den senare kommer att tillåta mindre distraktion - du behöver inte bygga om från en typ av uppgifter till en annan. För att följa denna princip krävs disciplin och allvarlig uthållighet - men resultatet kommer inte ta lång tid.
Planera din arbetsdag
Att göra-listan är en enkel teknik som gör arbetet mycket enklare: du kan uppskatta den faktiska mängden uppgifter och ställa in realistiska tidsfrister för att de ska kunna slutföra. Oavsett hur mycket du vill tro på motsatsen, men alla uppgifter har olika grader av betydelse - så, när du planerar ditt arbete, sätta prioriteringar. Tänk på vilken tid på dagen du är mest produktiv och försök att lösa de viktigaste och svåra uppgifterna just nu. Till exempel är många människor vanligare att börja dagen med att kontrollera sin arbetspost, men det är inte alltid den bästa lösningen. Om du är mest aktiv på morgonen, innan du blir trött och tappar uppmärksamhet, är det bättre att lämna den här tiden för de svåraste eller kreativa uppgifterna som kräver koncentration.
Möten kan ofta bryta en dag - till exempel om de hålls ett par timmar efter arbetsdagens början, för vilken du inte har tid att slutföra minst en uppgift. När du planerar din tid, tänk om du har tid att göra något före och efter mötena eller mellan dem - kanske är det lättare att skjuta upp mötet på morgonen? Dessutom är arbetet oförutsägbart, och du kan ha oförutsedda uppgifter när som helst. Därför är det bättre att planen för dagen inte var mycket tät och det fanns tillräckligt med tid för överraskningar - räkna med 5-6 timmar kontinuerligt arbete.
Ställ in dina deadlines - och dra åt dem
En av anledningarna till att vi inte kan klara uppgiften snabbare - bristen på en tydlig tidsfrist: arbetet tar ofta hela tiden tilldelningen. Tidsfristerna för svåra uppgifter är särskilt viktiga: vi förkortar ofta och utarbetar arbete på en svår uppgift, eftersom det verkar enormt för oss - en tydlig tidsfrist hjälper till att göra det mer förståeligt.
Till att börja med, försök att minska arbetet med en uppgift som du brukar spendera flera timmar, i en halvtimme - kanske du själv inte märker hur man klarar allt snabbare än vanligt. Det är sant att det är värt att vara försiktig här - sätt själv realistiska tidsfrister (försök inte göra hela dagens arbete om två timmar) och ta inte med dig om du inte lyckades hantera uppgiften i den tilldelade tiden: du arbetar inte i ständig stress och ingen panik.
Tillbringa mindre tid med obetydliga uppgifter.
Inte alla arbetsuppgifter är lika viktiga - så det är inte värt att spendera samma tid på dem. Simon Reynolds, en affärsmanor, rekommenderar att man lämnar tio minuter eller mindre för små uppgifter: oftast behöver de inte perfekt prestanda, så du kan donera dem för att göra mer viktiga uppgifter. Enligt Reynolds kan man spara upp till 90 minuter om dagen - det viktigaste är att försöka minska tiden för uppgift målmedvetet flera gånger om dagen. Dessutom är ett av de bästa sätten att gå in på rytmen i början av arbetsdagen att utföra en liten (detta är viktigt!) Och inte den svåraste uppgiften. Detta kan jämföras med morgonträningen: du kommer att må bättre och kunna göra andra saker.
En annan användbar teknik - försök att spendera på att fatta beslut bara en minut. Vi spenderar ofta mycket tid på att tänka på det, men inte alltid de beslut som fattas blir bättre. Om du märker att du ofta vet rätt beslut, men ta tid, försök att ställa in en 60-sekunders deadline.
Välj ett lämpligt tidsplan.
Det finns många tekniker för att hjälpa dig att bli mer produktiv och bättre bygga din dag - det viktigaste är att hitta din egen. En av de vanligaste är "tomattekniken" (dess skapare använde en timer i form av en tomat). Den är baserad på enkel logik: vi behöver tid att engagera sig i arbete och utföra det effektivt och tid att vila. "Tomatteknik" innebär att du delar ditt arbete i block - "tomater".
Du måste ställa in en timer i 25 minuter (det här är en "tomat"), under vilken du bara kommer att arbeta, utan att bli distraherad av något annat. Efter att timern ringer, ta en fem minuters paus och starta sedan ett nytt block. Efter tre eller fyra 25-minuters block ta en längre paus och vila i 15-30 minuter.
Du behöver inte strikt följa dessa siffror: tidsintervaller kan vara några, det viktigaste är inte för kort - annars har du inte tid att göra ett visst arbete utan att vara distraherad. Denna teknik är mycket effektiv: för ett tidsintervall där du inte gör något annat än arbete, kan du fånga mycket mer. Dessutom kan du i "tomaten" mäta hur mycket tid du spenderar på en viss uppgift - och det är bättre att planera din tid.
Tänk på vad du kan vägra
Det är viktigt att noggrant och noggrant bedöma mängden arbete - då blir det snabbare. Coach Mark McCartney rekommenderar i kallt blod att förkasta alla onödiga saker: bedöma vilka av dina uppgifter som är viktigaste och viktigaste, och vilka du kan lämna säkert (eller försök att delegera). Enligt McCartney är vi ofta överens om att göra något på maskinen, utan att tänka på varför denna uppgift är viktig och om det verkligen är så viktigt.
Kritisk tillvägagångssätt hjälper till att göra ditt liv enklare och prioritera. I praktiken handlar denna rekommendation främst om e-post - tänk på hur du kan optimera processen (till exempel använda mallar eller automatiska svar på e-postmeddelanden som inte kräver ett tankeväckande svar) och om alla meddelanden är värda att svara på eller inte.
Ta raster
Du vet redan detta: en trött person kan helt enkelt inte fungera effektivt. Ofta, för att göra mer strävar vi efter att arbeta längre och utan pauser, men det är värt att göra exakt motsatsen. Någon som övergav elevens vana att sova i ett par timmar om dagen känner av erfarenhet att om du får tillräckligt med sömn och har en bra vila från jobbet på kvällarna blir du mycket mer produktiv och kan göra mycket mer än om du kom till jobbet halvt i sömn. Stanna också så mycket som möjligt. Samtidigt (och du vet också detta) ska pausen vara av hög kvalitet: du borde inte hålla sig i smartphone eller börja bläddra genom Facebook - det är bättre att flytta sig bort från datorn en stund och avleda sig från informationsflödet.
Var ärlig mot dig själv
Kanske det viktigaste råd: bara du kan förstå exakt vad som hämmar din produktivitet. Ofta har vi mindre tid på grund av etablerade vanor - och här borde vi ärligt erkänna att det är värt att byta. När du kommer till jobbet, spenderar du tjugo minuter att bli involverad i processen? Gillar du att dricka kaffe med en kollega efter lunch? Ständigt växlar mellan uppgifter och kan inte koncentrera sig på en sak? Håll dig till budbärare? Du vet vad du ska göra.